La facture électronique a tout pour plaire

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La facture électronique a tout pour plaire

La facturation électronique à terme va se généraliser. Déjà les administrations fixent un objectif 100% e-factures en 2020 pour les marchés publics. Pour aider ses adhérents à y voir clair, le CLAP a invité GALIA à faire le point sur le sujet. Explications.

Une facture électronique, créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique n’existera jamais sous forme papier. Concrètement elle fait gagner du temps et de l'argent tant aux fournisseurs qu'aux clients.

Du temps. Les délais de réception des factures sont réduits de 10 jours en moyenne, accélérant ainsi son traitement. Côté client, les factures peuvent être enregistrées directement dans le système comptable et les échéances de paiement sont mieux respectées.

De l'argent. Plus de papier c'est moins de frais d'impression et d'affranchissement.

Les forts en maths pourront faire le calcul, sachant que :

  • 35% des PME émettent entre 1000 et 5000 factures par an*.
  • Les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs.
  • Une facture électronique entrante ou sortante coûte entre 6 et 10€ de moins qu'une facture papier.

Mais la facture électronique c'est surtout plus de sécurité car il n'y a plus de risque de perte de facture donc un traitement des litiges plus rapide. Enfin, facture électronique signifie archivage électronique, répertoires organisés, GED, éventuellement coffre-fort électronique, etc. En clair : authenticité, intégrité et lisibilité pendant 10 ans.  Et ainsi, les contrôles fiscaux sont simplifiés.

En un mot comme en mille, c'est gagnant-gagnant pour tout le monde.

Il existe deux types de factures électroniques.

1. La facture structurée (EDI). Pour la créer, l’émetteur doit être en capacité de gérer toutes ses informations sous forme de données (mentions obligatoires et données métier) dans son système comptable.

2. La Facture PDF. Elle est facile à créer par l’émetteur, mais le destinataire doit la traiter comme des factures papier car aucune donnée n'est exploitable.

Un nouveau format de facture a été développé pour les TPE/ PME, la "Factur-X". Il s'agit d'une facture hybride qui combine une version lisible en PDF et une version intégrable sous forme d'un fichier XML avec les données essentielles pour l’automatisation. Le client reste libre d’utiliser les données et/ou le PDF.

L'envoi de factures électroniques est soumis à l'acceptation du destinataire. GALIA recommande la signature d’une convention d’échange des factures électroniques entre le client et le fournisseur qui s'appuie sur un cadre juridique clair et sécurisé.

GALIA, qui accompagne la transition numérique de la filière automobile française, a expérimenté et mis en œuvre la facture électronique depuis plusieurs années. Il précise que ce n’est pas un projet informatique mais bien un projet d'entreprise porté par la Direction et impliquant tous les services en lien avec la relation clients / fournisseurs.

 

* chiffres SAGE

**GALIA est un organisme créé à l'initiative de Renault et de PSA Peugeot Citroën et de leurs principaux fournisseurs. Il est chargé d'élaborer des "standards d'échanges de produits et d'informations entre les entreprises de la filière automobile". Les domaines couverts par GALIA sont la logistique, l’ingénierie, le B2B et les échanges électroniques professionnels

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